Această politică explică ce date personale prelucrează Î.M. „INCASO” SRL („INCASO”, „noi”), de ce, pe ce temei, cât timp le păstrăm, cui le dăm și ce drepturi aveți. Se aplică persoanelor față de care gestionăm sau am preluat creanțe (debitorilor), reprezentanților lor, persoanelor de contact ale clienților noștri, celor care ne scriu sau ne sună și vizitatorilor site-ului incaso.md. Am redactat-o conform Legii nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal.
1. Cine suntem
Operatorul datelor este Î.M. „INCASO” SRL, IDNO 1009600029036, cu sediul în mun. Chișinău, str. Calea Ieșilor 10B, et. 5, Republica Moldova. Contact: info@incaso.md, +373 22 89 66 89.
2. Responsabilul cu protecția datelor
Am desemnat un responsabil cu protecția datelor (DPO): „Privacy by default” SRL. Îi puteți scrie direct, pentru orice întrebare despre datele dvs., la office@gdpr.md, sau prin poștă, la sediul nostru, cu mențiunea „În atenția responsabilului cu protecția datelor”.
3. Ce date prelucrăm, de ce și pe ce temei
3.1. Recuperarea creanțelor
Gestionăm creanțe în numele creditorilor (în baza contractelor cu aceștia) și creanțe pe care le-am preluat prin cesiune. În acest scop prelucrăm datele debitorilor și, după caz, ale garanților, moștenitorilor și reprezentanților lor:
- date de identificare: nume, prenume, patronimic, numele de până la căsătorie, data și locul nașterii, IDNP, datele actului de identitate;
- date de contact: adresa de domiciliu și alte adrese, numerele de telefon, adresa de e-mail, limba vorbită;
- datele creanței: contractul din care provine, suma, scadențele, plățile, istoricul comunicărilor cu noi;
- date despre situația economică, necesare recuperării: ocupația, locul de muncă și veniturile, bunurile deținute (imobile, automobile), alte credite și obligații financiare;
- corespondența și, când apelurile se înregistrează (vă anunțăm la începutul convorbirii), înregistrările convorbirilor telefonice cu dvs.
Temeiul: executarea contractului la care sunteți parte (când creanța ne-a fost cesionată, suntem creditorul dvs.); interesul legitim al creditorului și al nostru de a recupera o datorie scadentă; obligațiile legale care ne revin (evidență contabilă, executarea hotărârilor judecătorești, cererile autorităților).
Sursa datelor: le primim de la creditorul inițial (cedent sau mandant), de la dvs. și, în condițiile legii, din registre și baze de date de stat (de exemplu, Registrul de stat al populației, prin Agenția Servicii Publice) și de la birourile istoriilor de credit. Nu prelucrăm categorii speciale de date (de exemplu, date despre sănătate) în acest scop.
Cât le păstrăm: pe durata gestionării creanței și apoi 5 ani, arhivate, conform legislației contabile și a arhivelor.
3.2. Sesizări (reclamații)
Când depuneți o sesizare (pe site, la telefon, în scris), prelucrăm datele pe care ni le dați: numele, IDNP-ul sau IDNO-ul (dacă îl indicați), telefonul, e-mailul, adresa, calitatea în care scrieți, descrierea situației și documentele atașate.
Sunt obligatorii numele, telefonul, obiectul și descrierea sesizării, plus e-mailul sau adresa poștală, după cum vreți să primiți răspunsul: fără ele nu putem examina sesizarea și nu vă putem răspunde. Adresa IP și tipul browserului de pe care ați trimis formularul le păstrăm 90 de zile, pentru securitatea formularului.
Temeiul: obligația legală de a examina reclamațiile (Regulamentul CNPF nr. 25/6). Cât le păstrăm: 5 ani de la recepționare, după care sesizarea închisă și documentele ei se șterg automat de pe site.
3.3. Cererile privind datele personale
Când vă exercitați drepturile (capitolul 7), prelucrăm datele din cerere ca să o putem soluționa și ca să putem dovedi că am răspuns. Temeiul: obligația legală. Cât le păstrăm: 3 ani de la primire, pentru cererile soluționate.
Cererile venite pe e-mail, prin poștă sau la sediu le trecem în același registru, cu același termen de răspuns. La cererile trimise prin formular, adresa IP și tipul browserului le păstrăm 90 de zile.
3.4. Clienții noștri (creditori) și potențialii clienți
Numele, funcția, telefonul și e-mailul persoanelor de contact ale companiilor care ne cer o ofertă sau cu care avem contract. Temeiul: demersurile înaintea încheierii contractului, executarea lui și interesul legitim de a comunica cu partenerii. Cât le păstrăm: pe durata relației contractuale și apoi 5 ani, conform legislației contabile.
3.5. Plata online
Pe pagina de plată ne dați IDNP-ul sau numărul de referință, numele, adresa, e-mailul și telefonul, ca să înregistrăm plata în dosarul dumneavoastră și să vă trimitem chitanța. Datele cardului le introduceți pe pagina băncii sau a procesatorului de plăți (Victoriabank, PayPal), care le prelucrează; noi nu primim și nu păstrăm numărul complet al cardului sau codurile lui. De la bancă primim confirmarea plății: suma, data, codul de autorizare, numărul tranzacției și numărul cardului mascat (doar primele și ultimele cifre). De la PayPal primim suma și textul scris de dumneavoastră (IDNP-ul sau numărul de referință). Temeiul: executarea contractului și obligația legală de evidență contabilă. Cât le păstrăm: ca datele creanței (punctul 3.1); jurnalul tehnic al plății (acordul dat, mesajele băncii) — 5 ani, iar adresa IP de pe care ați trimis formularul — 90 de zile, pentru securitatea plăților.
3.6. Vizita pe site
- Date tehnice (adresa IP, browserul, paginile cerute, ora): necesare ca site-ul să funcționeze și să fie sigur. Temeiul: interesul legitim de a asigura funcționarea și securitatea site-ului. Jurnalele de erori ale site-ului se păstrează 14 zile; jurnalele serverului le păstrează furnizorul de găzduire, pentru securitate.
- Cookie-uri: cele strict necesare funcționării și, numai cu acordul dvs., cele pentru conținut extern (hărți, video), statistici (Google Analytics), marketing (Meta Pixel). Detalii în Politica de cookies. Jurnalul alegerilor din banner (un identificator aleator, alegerea, data, versiunea politicii și tipul browserului, fără adresa IP) îl păstrăm 3 ani, ca dovadă a acordului.
3.7. Mesaje de marketing
Vă trimitem oferte sau noutăți prin e-mail doar dacă ne-ați dat acordul pentru asta. Temeiul: consimțământul, pe care îl puteți retrage oricând, fără motiv, la info@incaso.md sau prin legătura din mesaj. Retragerea nu afectează prelucrările făcute până atunci și nici cele pe alt temei.
3.8. Mesaje prin aplicații (Telegram, Viber, WhatsApp, Facebook)
Ne puteți scrie și prin aplicații de mesagerie: Telegram (inclusiv botul INCASO, @INCASO_Bot, căruia îi scrieți IDNP-ul sau numărul de referință din scrisoare ca să aflați ce datorii aveți la INCASO), Viber, WhatsApp sau pe pagina de Facebook. Folosirea lor e opțională: aceleași informații le primiți la telefon, pe e-mail sau la sediu. Prelucrăm ce ne scrieți acolo (inclusiv IDNP-ul sau numărul de referință) și datele contului pe care aplicația ni le arată (numele și identificatorul contului, eventual numărul de telefon), ca să vă răspundem. Mesajele trec prin serverele operatorilor acestor aplicații (Telegram, Viber, Meta), care le prelucrează și după propriile politici, în afara Republicii Moldova (vezi punctul 5).
3.9. Cereri de grafic, cereri de ofertă, chestionare și CV-uri
- Cererea de grafic de eșalonare: datele din cerere (numele, data nașterii — opțional, adresa, telefonul, e-mailul, numărul de referință, suma și durata dorită), ca să analizăm cererea și să vă răspundem, la cererea dumneavoastră. Le păstrăm un an de la primire.
- Cererea de ofertă (creditori): datele de contact ale companiei, ca să vă pregătim oferta. Le păstrăm 3 ani dacă nu se încheie un contract.
- Chestionarele: răspunsurile, ca să îmbunătățim serviciile. În chestionarul clienților numele, compania și e-mailul sunt opționale; le păstrăm un an, apoi rămân doar răspunsurile, fără nume. Chestionarul debitorilor e anonim.
- CV-urile: CV-ul și datele de contact, doar pentru recrutare. Le păstrăm 6 luni de la primire sau, cu acordul dumneavoastră separat, 2 ani pentru posturi viitoare; acordul îl retrageți oricând, la info@incaso.md.
Aceste formulare se văd doar de angajații care le preiau, în panoul de administrare al site-ului, iar fiecare deschidere rămâne în jurnalul de acces.
4. Cui putem dezvălui datele
Accesul la date îl au doar angajații care au nevoie de ele pentru atribuțiile lor. Putem dezvălui datele, numai cât e necesar scopului:
- creditorului în numele căruia gestionăm creanța;
- birourilor istoriilor de credit, în condițiile Legii cu privire la birourile istoriilor de credit;
- instanțelor de judecată, executorilor judecătorești, avocaților și notarilor, când recuperarea ajunge în aceste etape;
- autorităților, la cererea lor întemeiată pe lege: Serviciul Fiscal de Stat, organele de ocrotire a legii, Comisia Națională a Pieței Financiare, autoritatea pentru protecția consumatorilor, CNPDCP;
- băncilor și procesatorilor de plăți (Victoriabank, PayPal), pentru plățile pe care le faceți;
- Google (Google Analytics) și Meta (Meta Pixel), doar pentru statisticile și marketingul pe care le acceptați în banner-ul de cookies;
- persoanelor împuternicite de noi, care lucrează după instrucțiunile noastre și sub obligație de confidențialitate: furnizorii de găzduire și de servicii informatice, de mentenanță a echipamentelor și programelor, de e-mail, serviciile poștale și de curierat, auditorii financiari.
- operatorilor aplicațiilor de mesagerie (Telegram, Viber, Meta — pentru WhatsApp și Facebook), când ne scrieți prin ele (punctul 3.8);
- responsabilului cu protecția datelor („Privacy by default” SRL), care primește copia cererilor privind datele personale și ne consiliază.
Nu vindem datele dvs. și nu le dăm altor persoane fără temei legal. Înainte de a răspunde unei cereri a unei autorități, verificăm dacă indică scopul și temeiul legal.
5. Transferul datelor în străinătate
Datele le prelucrăm în Republica Moldova. Ies din țară doar în aceste cazuri:
- când plătiți prin PayPal: datele plății sunt prelucrate de PayPal, inclusiv în Uniunea Europeană și în SUA, conform politicii PayPal;
- când alegeți să vedeți harta Google sau un videoclip YouTube de pe site: browserul dvs. se conectează la Google (SUA). Fără acordul dvs., aceste conținuturi nu se încarcă.
- când acceptați în banner-ul de cookies statisticile (Google Analytics) sau marketingul (Meta Pixel): datele despre vizită ajung la Google, respectiv la Meta Platforms, inclusiv în SUA.
- când ne scrieți prin Telegram (inclusiv botului INCASO), Viber, WhatsApp sau Facebook: mesajele trec prin serverele acestor aplicații, în afara Republicii Moldova, după regulile lor.
Pentru plăți, conținutul extern și măsurare, PayPal, Google și Meta se angajează prin condițiile lor contractuale să aplice garanții de protecție a datelor (clauze contractuale standard). Pentru aplicațiile de mesagerie se aplică politicile operatorilor lor.
6. Decizii automate
Nu luăm decizii care să producă efecte juridice asupra dvs. sau să vă afecteze în mod similar bazate exclusiv pe prelucrarea automată a datelor, inclusiv pe crearea de profiluri. Dacă vom face asta, vă vom informa dinainte prin această politică.
7. Drepturile dvs.
- Accesul: să aflați dacă vă prelucrăm datele și să primiți o copie a lor, împreună cu informațiile din această politică.
- Rectificarea: să corectăm datele inexacte și să le completăm pe cele incomplete.
- Ștergerea: să ștergem datele, când nu mai sunt necesare, când v-ați retras consimțământul sau când au fost prelucrate fără temei. Nu e un drept absolut: putem păstra datele cât ne obligă legea sau cât ne trebuie ca să constatăm, exercităm sau apărăm un drept în instanță (de exemplu, o creanță neachitată).
- Restricționarea: să oprim temporar prelucrarea, de exemplu cât verificăm exactitatea datelor contestate.
- Portabilitatea: să primiți datele pe care ni le-ați dat într-un format structurat, utilizat în mod curent, sau să le transmitem altui operator, când prelucrarea se bazează pe consimțământ sau pe contract și se face automat.
- Opoziția: să vă opuneți prelucrării bazate pe interesul legitim, din motive legate de situația dvs. Continuăm doar dacă avem motive legitime și imperioase sau dacă prelucrarea e necesară pentru un drept în instanță. Opoziția la marketing direct se respectă întotdeauna.
- Retragerea consimțământului, oricând, pentru prelucrările bazate pe el.
- Dreptul de a nu fi supus unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată (capitolul 6).
Cum vă exercitați drepturile: prin formularul de cereri privind datele personale, prin e-mail la office@gdpr.md sau info@incaso.md, ori prin poștă, la sediul nostru. Răspundem gratuit, în cel mult o lună de la primirea cererii. Dacă cererea e complexă sau sunt multe, termenul se poate prelungi cu cel mult două luni; vă anunțăm despre asta, cu motivele, în prima lună. Ca să nu dăm datele dvs. altcuiva, s-ar putea să vă cerem să vă confirmați identitatea.
8. Dreptul de a depune plângere
Dacă socotiți că vă prelucrăm datele cu încălcarea legii, ne puteți scrie oricând (capitolul 2). Aveți și dreptul să depuneți o plângere la Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal (CNPDCP): datepersonale.md, centru@datepersonale.md, +373 22 82 08 01, precum și să vă adresați instanței de judecată.
9. Cum protejăm datele
Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice potrivite riscului: acces la date doar pentru angajații care au nevoie de ele, conexiune criptată (HTTPS) pe site, criptarea codurilor personale primite prin formulare, documentele atașate la sesizări păstrate în afara zonei publice a serverului și obligația de confidențialitate a angajaților și a persoanelor împuternicite. Dacă o încălcare a securității datelor prezintă un risc ridicat pentru dvs., vă anunțăm fără întârzieri nejustificate.
10. Modificarea politicii
Actualizăm politica atunci când se schimbă prelucrările sau legea. Versiunea în vigoare e întotdeauna aceasta, cu data din capul paginii; dacă schimbarea vă privește direct, vă anunțăm.